Bedrijfsautomatisering voor het mkb, in de systemen die je al hebt
Bedrijfsautomatisering betekent dat het werk dat elke dag terugkomt vanzelf gebeurt. Orders komen in je boekhouding zonder dat iemand ze overtypt, offertes staan klaar zodra de aanvraag binnen is en klanten horen waar hun levering blijft. In deze gids lees je welke processen je in handel en e-commerce kunt automatiseren, hoe je kiest waar je begint en wanneer het de moeite niet waard is.
In je eigen systemen, geen migratieDe code is van jou, geen vendor lock-inMensen blijven aan zet bij uitzonderingen
01 · In het kort
Wat is bedrijfsautomatisering?
Bedrijfsautomatisering is het automatisch laten uitvoeren van terugkerend werk in je bedrijfsprocessen, zoals orders inboeken, facturen maken, voorraad bijwerken en klantvragen beantwoorden. Software verbindt je systemen en doet de vaste stappen, mensen houden de uitzonderingen en beslissingen. Voor het mkb draait het om tijd terugwinnen en fouten door overtypen voorkomen.
02 · Processen
Welke bedrijfsprocessen je kunt automatiseren
In handel en e-commerce zit het meeste herhaalwerk rond de order.
In een groothandel of webshop draait bijna alles om de order. Er komt een aanvraag of bestelling binnen, iemand maakt een offerte of controleert de betaling, de order gaat naar het magazijn, er wordt ingekocht als de voorraad op is, er gaat een factuur uit en de klant wil weten waar zijn pakket blijft. Elke stap raakt een ander systeem. Tussen die systemen zit vaak een mens die gegevens overzet.
Precies daar zit de winst van bedrijfsprocessen automatiseren. Niet in één groot systeem dat alles vervangt, maar in de overdrachten: het moment dat een order uit de webshop in je boekhouding moet, een pdf-inkooporder uit de mail in je ordersysteem, of een backorder in een bericht aan de klant.
Verkoop
Offerteaanvragen uit de mail omzetten in een concept-offerte met de juiste prijzen en marge. De deal in je CRM bijwerken zodra de klant akkoord geeft.
Orders en logistiek
Orders uit webshop, marktplaats of mail in één keer goed in je magazijnsysteem. Voorraad gelijk over alle kanalen. Retouren met een vaste route.
Inkoop en voorraad
Inkoopvoorstellen op basis van minimumvoorraad en levertijd. Backorders bewaken en klanten op tijd laten weten waar ze aan toe zijn.
Administratie
Factuur na levering, betalingen afletteren, pakbonnen en inkoopfacturen verwerken zonder dat iemand ze overtypt.
Klantenservice
Vragen als “waar blijft mijn order?” beantwoorden met de echte status uit je systemen. Lastige vragen gaan met context naar een collega.
Rapportages
Omzet, marge, openstaande orders en achterstanden elke ochtend klaar, in plaats van een Excel die iemand op maandag bijwerkt.
03 · Waar begin je
Waar begin je met bedrijfsautomatisering?
Drie vragen bepalen welk proces eerst aan de beurt is.
De verleiding is om te beginnen met het proces dat het meest irriteert. Dat is niet altijd het proces dat het meeste oplevert. Een betere maatstaf is een simpele som van drie factoren.
Hoe vaak gebeurt het?
Iets wat veertig keer per dag gebeurt, levert meer op dan iets wat één keer per maand gebeurt. Ook als die maandelijkse klus vervelender voelt.
Hoe lang duurt het per keer?
Drie minuten per order lijkt weinig. Bij veertig orders per dag is dat twee uur. Tel de minuten, niet het gevoel.
Hoe vaak gaat het mis?
Overtypen levert tikfouten op: een verkeerd artikelnummer, een vergeten korting, een factuur zonder inkoopnummer. Elke fout kost later opnieuw tijd, en soms een klant.
Vermenigvuldig frequentie, tijd en foutgevoeligheid en je ziet snel welk proces bovenaan hoort. Meestal is dat orderinvoer, offertes maken of steeds dezelfde klantvragen beantwoorden. Zelden is het het jaarlijkse voorraadoverzicht.
Twijfel je of het proces zelf wel klopt, kijk dan eerst daarnaar. Een omslachtig proces automatiseren geeft je een snel omslachtig proces. En weet je nog niet precies waar het handwerk zit, begin dan met opschrijven wat er op een gewone dag wordt overgetypt en nagelopen.
04 · Drie niveaus
Van één proces tot de hele operatie
Je hoeft niet alles tegelijk te doen.
Automatisering in het mkb is geen alles-of-niets-project. De meeste bedrijven beginnen klein, zien dat het werkt en breiden dan uit. Wij werken met drie niveaus die op elkaar voortbouwen. Wat je op het eerste niveau bouwt, gooi je later niet weg.
Eén proces automatiseren
Eén proces dat elke dag terugkomt, van begin tot eind geautomatiseerd. Bijvoorbeeld orders uit de webshop in Exact en Picqer, of offerteaanvragen die als concept klaarstaan. Overzichtelijk, snel live en meteen te meten.
Een tool op maat
Soms ontbreekt er gereedschap dat je pakket niet biedt. Een offertetool met jouw prijslogica, een scherm voor backorders, een dashboard dat gegevens uit drie systemen combineert. Gebouwd rond jouw proces en gekoppeld aan wat je al hebt.
De complete operatie
Alle processen rond de order in één omgeving: verkoop, orders, inkoop, voorraad, facturatie en klantenservice. Met één overzicht van wat Otto deed en wat op een mens wacht. Voor bedrijven die het werk structureel anders willen inrichten.
05 · Systemen
Automatiseren in de systemen die je al gebruikt
Koppelen in plaats van vervangen.
Veel bedrijven denken bij automatisering aan een nieuw ERP-systeem. Dat is een traject van maanden, met migratie, training en een periode waarin je team met twee systemen werkt. Voor de meeste mkb-bedrijven is dat niet nodig. Je webshop, magazijnsysteem, CRM en boekhouding doen hun eigen werk prima. Wat ontbreekt, is de verbinding ertussen.
We draaien deze systemen zelf dagelijks: WooCommerce, Picqer, Pipedrive, Exact Online en Microsoft 365. We weten waar ze goed in zijn, waar hun standaardkoppelingen ophouden en welke velden altijd net anders heten. Daar bouwen we de automatisering omheen, met echte code die in jouw eigen accounts draait.
- ✓
Geen migratie
Je team blijft werken in de schermen die het kent. Er komt geen nieuw pakket bij dat iedereen moet leren.
- ✓
De code is van jou
Wat we bouwen draait in jouw accounts en is van jou. Stop je met ons, dan blijft het werken en kan een andere ontwikkelaar het overnemen.
- ✓
Mensen blijven aan zet
Uitzonderingen gaan met context naar een collega. Een creditnota, een afwijkende prijs of een inkoop boven een bepaald bedrag keurt altijd een mens goed.
- ✓
Je ziet wat er gebeurt
Elke stap wordt vastgelegd. Gaat er iets mis, dan krijg je een melding in gewone taal in plaats van een foutcode.
06 · Traject
Hoe een automatiseringstraject verloopt
Van intake tot monitoring, met een vaste prijs vooraf.
- 01
Gratis intake
We lopen een uur door je proces. Welke systemen, welke stappen, wie doet wat en waar gaat het mis. Je hoeft niets voor te bereiden behalve een paar voorbeelden: een order, een offerte, een mail.
- 02
Voorstel met vaste prijs
Je krijgt een voorstel met wat we bouwen, wat het oplevert en wat het kost. Een vaste prijs, dus geen uren die uitlopen.
- 03
Bouwen en testen
We bouwen in jouw accounts en testen met echte gegevens uit je eigen systemen. Je ziet tussentijds wat er klaarstaat en kunt bijsturen.
- 04
Live
Eerst draait de automatisering naast het handwerk, zodat je kunt vergelijken. Klopt het, dan neemt Otto het over en houdt je team de uitzonderingen.
- 05
Monitoring en onderhoud
Systemen veranderen. Een API krijgt een update, een veld verhuist. Wij houden in de gaten of alles blijft lopen en passen het aan voordat je er last van hebt.
Eén proces staat meestal binnen een paar weken live. Een tool op maat of de complete operatie bouwen we in fases, zodat je niet maanden op resultaat wacht. Wat een traject kost, hangt af van het niveau en het aantal systemen. Op de kostenpagina lees je hoe we de prijs opbouwen.
07 · Opbrengst
Wat bedrijfsautomatisering oplevert
Tijd, minder fouten en snellere antwoorden aan je klant.
De opbrengst zit in drie dingen. Tijd, omdat niemand meer overtypt of naloopt. Minder fouten, omdat gegevens één keer worden ingevoerd en daarna kloppen. En snelheid richting de klant: een offerte binnen het uur, een factuur op de dag van levering, een antwoord over de levering zonder dat iemand hoeft te zoeken.
Die tijd verdwijnt niet in het niets. Meestal gaat hij naar werk dat nu blijft liggen: klanten bellen, het assortiment uitbreiden, beter inkopen. Of je vangt groei op zonder meteen iemand extra aan te nemen.
Rekenvoorbeeld: orderinvoer
Stel: 40 orders per dag die iemand uit de webshop of de mail overzet naar het magazijnsysteem en de boekhouding. Per order 3 minuten. Dat is 120 minuten, dus 2 uur per dag. Met 21 werkdagen kom je op zo'n 42 uur per maand, ruim een werkweek. Gaat 1 op de 50 orders mis door een tikfout en kost herstellen 20 minuten, dan komt daar nog bijna 6 uur per maand bij.
Dit is een rekenvoorbeeld met aannames, geen gemiddelde en geen garantie. Vul je eigen aantallen in; in de intake rekenen we het samen door.
08 · Wanneer niet
Wanneer automatiseren niet loont
Soms is het de moeite niet waard
Gebeurt een taak een paar keer per maand en kost hij vijf minuten, dan verdien je een automatisering niet terug. Verandert het proces elke week, wacht dan tot het stabiel is. En doet een standaardkoppeling of een simpele Zapier-flow al wat je nodig hebt, gebruik die dan. Dat zeggen we ook in de intake.
Soms is het proces zelf het probleem: drie mensen die elk op hun eigen manier werken, of afspraken die alleen in iemands hoofd zitten. Automatiseren maakt dat niet beter. Dan trek je eerst het proces gelijk en automatiseer je daarna.
Twijfel je tussen een no-code tool en maatwerk, of wil je weten wat AI wel en niet kan in je bedrijf? Daarover gaan de andere gidsen.
09 · Vragen
Vragen over bedrijfsautomatisering
Wat kost bedrijfsautomatisering?
Dat hangt af van het aantal processen en systemen. Na de gratis intake krijg je een voorstel met een vaste prijs, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent. Op de kostenpagina lees je hoe we die prijs opbouwen.
Hoe lang duurt het voordat een automatisering live staat?
Eén proces staat meestal binnen een paar weken live. Een tool op maat of de complete operatie duurt langer en gaat in fases, zodat je niet maanden op resultaat wacht.
Met welke systemen werkt het?
Met de systemen die je al gebruikt, zoals WooCommerce, Shopify, Picqer, Exact Online, SnelStart, AFAS, Pipedrive en Microsoft 365. Heeft een systeem een API, dan kunnen we er meestal mee koppelen.
Moet mijn team een nieuw systeem leren?
Nee. De automatisering werkt op de achtergrond in je bestaande systemen. Je team ziet het resultaat in de schermen die het al kent en krijgt alleen de uitzonderingen voorgelegd.
Is het veilig en past het binnen de AVG?
Alles draait in jouw eigen accounts en gegevens blijven in de systemen waar ze nu ook staan. We gebruiken alleen de toegang die nodig is. Afspraken over gegevensverwerking leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.
Wat gebeurt er als er iets stukgaat?
Elke stap wordt vastgelegd en bij een fout krijg je een melding in gewone taal. Wij monitoren of alles blijft lopen en lossen het op. Omdat de code van jou is, zit je ook nooit vast aan ons.
Wat is het verschil met een nieuw ERP-systeem?
Een ERP vervangt je bestaande systemen en vraagt migratie en training. Bedrijfsautomatisering verbindt de systemen die je hebt en neemt het werk ertussen over. Voor veel mkb-bedrijven is dat sneller en minder ingrijpend, al is een ERP de betere keuze als je je systemen echt ontgroeid bent.
Kan ik klein beginnen?
Ja, en dat raden we meestal aan. Begin met het proces dat het vaakst terugkomt, kijk wat het oplevert en breid daarna uit. Wat we bouwen, past later gewoon in de complete operatie.
Verder lezen
Verder lezen
Benieuwd wat je als eerste automatiseert?
In de gratis intake lopen we een uur door je proces. Je hoort welk proces bovenaan staat, wat het oplevert en of het de moeite waard is. Ook als het antwoord nee is.
Plan een gratis intake