Administratie automatiseren
Administratie automatiseren begint bij het werk dat elke dag terugkomt. Inkoopfacturen komen binnen in een gedeelde mailbox, bonnetjes zitten nog in iemands jaszak en de bank telt aan het eind van de week honderden mutaties die iemand moet afletteren. Wat blijft liggen, schuift door naar de maandafsluiting. Dan is er een paar dagen alleen maar inhaalwerk.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Inkoopfacturen worden geopend, gecontroleerd en regel voor regel ingeboekt, ook als het elke maand dezelfde leverancier is.
- Niemand legt de factuur naast de inkooporder en de ontvangst, dus hij wordt betaald en een verschil valt pas later op.
- Uitbetalingen van Mollie, bol.com of PayPal zijn verzamelbetalingen met kosten ertussen, en die worden met de hand uitgesplitst.
- Openstaande posten worden pas bekeken als de maand dicht moet, en de cijfers voor de directie zijn een avond werk in Excel.
02 · Standaard of maatwerk
Standaardkoppeling of maatwerk?
Exact Online, SnelStart en Moneybird kunnen zelf al veel. Ze hebben een bankkoppeling die mutaties dagelijks binnenhaalt, scan-en-herken voor inkoopfacturen en bonnen, en regels om terugkerende mutaties vanzelf te boeken. Begin daar. Voor veel kleinere administraties is dat genoeg.
De standaard is genoeg als…
- Je inkoopfacturen komen van een beperkt aantal leveranciers en worden geboekt zonder inkooporder ernaast.
- Je bankmutaties zijn vooral losse betalingen die één op één bij een factuur horen.
- Je hebt één administratie, en de standaardrapportages van je pakket geven je wat je nodig hebt.
Maatwerk loont als…
- Een inkoopfactuur moet kloppen met de inkooporder en de ontvangst in je magazijnsysteem voordat hij geboekt en betaald mag worden.
- Je krijgt verzamelbetalingen van Mollie, bol.com of Amazon die uitgesplitst moeten worden naar orders, kosten en terugbetalingen.
- Je werkt met meerdere administraties of kostenplaatsen, en de juiste grootboekrekening hangt af van product, kanaal of project.
- Je wilt een maandafsluiting en rapportage die gegevens uit je webshop, magazijn en boekhouding combineert.
03 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Facturen en bonnen uitgelezen
Inkoopfacturen uit de mailbox en bonnetjes die iemand fotografeert worden uitgelezen: leverancier, factuurnummer, bedragen, btw en regels. Otto legt ze naast de inkooporder en de ontvangst, en zet de boeking klaar met de grootboekrekening die bij die leverancier of dat artikel hoort.
- 02
Bank afgeletterd
Mutaties worden gematcht op bedrag, referentie en tegenpartij. Een uitbetaling van Mollie of bol.com wordt uitgesplitst naar de orders, de transactiekosten en de terugbetalingen die erin zitten.
- 03
Debiteuren en maandafsluiting
Je ziet elke dag welke posten openstaan en hoe lang al. Aan het eind van de maand staat een lijst klaar: wat nog niet is afgeletterd, welke facturen ontbreken, waar de voorraadwaarde afwijkt. De cijfers voor de directie worden vanzelf bijgewerkt.
- 04
Afwijkingen naar een mens
Een factuur die hoger is dan de inkooporder, een onbekende leverancier of een betaling die nergens bij past: die komen bij de administratie terecht, met het document en het verschil erbij. Betalen en de btw-aangifte doet een mens.
04 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
120 inkoopfacturen en bonnen per maand, 4 minuten per stuk om te controleren en in te boeken: 8 uur per maand. 600 bankmutaties per maand, waarvan een derde verzamelbetalingen of mutaties zonder duidelijke omschrijving die elk 3 minuten kosten: nog eens 10 uur. Daar komt de maandafsluiting bij.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
05 · Vragen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met facturatie automatiseren?
Facturatie gaat over de verkoopkant: facturen maken en versturen zodra er geleverd is. Administratie gaat over wat daaromheen gebeurt: inkoopfacturen boeken, de bank afletteren, debiteuren bewaken en de maand afsluiten. Ze sluiten op elkaar aan, maar je kunt ze los automatiseren.
Vervangt dit onze boekhouder?
Nee. Het overtypen en uitzoeken verdwijnt, de beoordeling blijft. Je boekhouder of controller kijkt naar de afwijkingen en de afsluiting in plaats van naar elke bon. De btw-aangifte en de jaarrekening blijven bij een mens.
Werkt dit met Exact Online, SnelStart, Moneybird of AFAS?
Ja. Alles wordt geboekt in het pakket dat je al hebt, met je eigen grootboekschema en dagboeken. Waar je pakket zelf al goed scant of de bank koppelt, gebruiken we dat en bouwen we er alleen omheen.
Is het veilig om onze financiële gegevens zo te laten verwerken?
De koppelingen draaien in jouw eigen accounts, met alleen de rechten die nodig zijn. Otto zet boekingen klaar, maar voert geen betalingen uit. Voor het uitlezen van documenten gebruiken we zakelijke AI-api's waarbij je data niet wordt gebruikt om modellen te trainen, en dat staat in de verwerkersovereenkomst.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake