Inkoop automatiseren
Inkoop draait in veel bedrijven op één persoon en een Excel-lijst. Die weet welke leverancier zes weken levertijd heeft, welke artikelen in het voorjaar harder lopen en bij wie je per doos van 50 moet bestellen. Zolang die persoon er is, gaat het goed. Daarna wordt het gokken: te veel op de plank, of nee verkopen.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Het inkoopvoorstel is een export die elke week met de hand wordt nagerekend.
- Minimumvoorraden zijn ooit ingesteld en sindsdien niet meer aangepast aan de verkoop.
- Bestelveelvouden, minimale orderwaarde en franco-grens van elke leverancier zitten in iemands hoofd.
- Orderbevestigingen worden niet naast de inkooporder gelegd, dus een verschoven leverdatum valt pas op als de goederen niet komen.
02 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Voorstel op basis van de cijfers
Otto berekent per artikel wat er besteld moet worden: huidige voorraad, wat al onderweg is, open backorders, de verkoop van de afgelopen weken en de levertijd van de leverancier. Bestelveelvouden en franco-grens zijn al verwerkt.
- 02
Een inkoper keurt goed
Het voorstel staat per leverancier klaar. De inkoper past aantallen aan, schrapt wat niet hoeft en keurt goed. Zonder akkoord gaat er niets naar een leverancier.
- 03
Inkooporder, bevestiging, ontvangst
De inkooporder wordt aangemaakt in je ERP of WMS en gaat naar de leverancier in het formaat dat die verwacht. De orderbevestiging wordt vergeleken met wat je besteld hebt. Bij ontvangst in het magazijn wordt de inkooporder bijgewerkt.
- 04
Afwijkingen naar een mens
Een hogere prijs, minder stuks dan besteld of een leverdatum die twee weken opschuift: de inkoper krijgt een melding, met de klantorders die daardoor in de knel komen.
03 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
150 actieve artikelen bij 8 leveranciers. Elke week 3 uur om lijsten na te lopen en bestellingen te maken, plus 10 orderbevestigingen van 10 minuten om te controleren: bijna 5 uur per week, zo'n 20 uur per maand. Nog zonder de kosten van nee verkopen of van voorraad die een jaar stilstaat.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
04 · Vragen
Veelgestelde vragen
Bestelt Otto zelf bij leveranciers?
Alleen na akkoord. Voor vaste, kleine bestellingen kun je later per leverancier een grens instellen waaronder het zonder akkoord mag. Dat besluit je zelf.
Hoe gaan jullie om met seizoenen en acties?
Het voorstel kijkt naar de verkoop van de afgelopen weken en, als je dat wilt, naar dezelfde periode vorig jaar. Een geplande actie of een grote projectorder geef je op, dan rekent het voorstel mee. De inkoper blijft de laatste stap.
Onze leveranciers sturen bevestigingen als PDF. Lukt dat?
Ja. PDF's en mails worden uitgelezen en naast de inkooporder gelegd. Leveranciers met EDI of een API sluiten we direct aan.
Moeten onze minimumvoorraden eerst kloppen?
Nee. Bij de start rekenen we ze opnieuw uit op basis van verkoop en levertijd, en laten we zien waar de huidige instellingen afwijken. Jij beslist welke je overneemt.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake