Klantenservice automatiseren
De vraag 'waar is mijn bestelling' is snel beantwoord, als je de bestelling eenmaal gevonden hebt. Order opzoeken in de webshop, kijken of de picklijst in het magazijn al klaar is, de track & trace openen bij de vervoerder. Drie schermen voor één zin. En als een pakket ergens vastzit, hoor je het pas als de klant het vraagt.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Een klant mailt zonder ordernummer, dus eerst zoeken op naam, adres of postcode.
- Voor één antwoord zijn de webshop, het magazijnsysteem en de site van de vervoerder nodig.
- Pakketten die bij de vervoerder blijven hangen, vallen pas op als de klant klaagt.
- Elke medewerker legt een status anders uit, en een nieuwe collega moet alle systemen eerst leren kennen.
02 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Klant en order herkennen
Een vraag komt binnen via mail, contactformulier of je helpdesk. Otto vindt de klant en de order, ook zonder ordernummer: op mailadres, naam of postcode.
- 02
De echte status ophalen
Is de order betaald, staat hij op een picklijst, is het label aangemaakt, wat was de laatste scan van de vervoerder? Otto maakt van webshop, Picqer en Sendcloud of MyParcel één status in gewone taal.
- 03
Concept in Outlook of je helpdesk
Het antwoord staat als concept klaar in Outlook of in je helpdesk, met de status en de bron ernaast. De medewerker leest, past aan waar nodig en verstuurt.
- 04
Klachten en twijfel naar een mens
Een beschadigd pakket, een boze klant of een vraag die over meer gaat dan de status: die krijgen geen concept maar een samenvatting, zodat de juiste collega het oppakt. Otto belooft geen vergoeding en geen leverdatum die niet in het systeem staat.
03 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
80 ordervragen per dag, 4 minuten per vraag om drie systemen te openen en een antwoord te typen: ruim 5 uur per dag, zo'n 110 uur per maand. Met een concept dat al klaarstaat, is een vraag in een halve minuut gelezen en verstuurd. Dat is zo'n 15 uur per maand.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
04 · Vragen
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met jullie e-mailautomatisering?
E-mailautomatisering sorteert en verdeelt een hele inbox. Dit gaat over de klantenservicevraag zelf: de status van een order vinden over meerdere systemen heen en daar een kloppend antwoord van maken. Vaak bouwen we ze samen.
Kunnen we klanten ook vooraf informeren?
Ja. Blijft een pakket langer dan normaal op dezelfde status staan, of mislukt een bezorgpoging, dan krijgt de klant uit zichzelf bericht, of je team een seintje. Dat scheelt een deel van de vragen.
Welke helpdesks ondersteunen jullie?
Outlook en gedeelde mailboxen in Microsoft 365, en helpdesks met een API, zoals Freshdesk, Zendesk en Trengo. Werk je met iets anders, dan kijken we in de intake of het kan.
Hoe weet de medewerker of het concept klopt?
Naast elk concept staat waar de informatie vandaan komt: het ordernummer, de status in Picqer, de laatste scan van de vervoerder. Klopt er iets niet, dan zie je dat meteen en klik je door naar de bron.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake