Shopify koppelen aan Exact Online
Een Shopify-order in Exact zetten is het makkelijke deel. Het lastige is de uitbetaling. Shopify Payments stort één bedrag voor een hele reeks orders, met transactiekosten, refunds en soms een chargeback er al vanaf. Wie dat met de hand uit elkaar trekt, is er elke week uren mee kwijt. Exact Online draaien we zelf dagelijks, dus we weten hoe een boekhouder het terug wil zien.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Elke uitbetaling van Shopify Payments wordt met de hand uitgesplitst naar orders, kosten en refunds.
- Orders uit andere landen komen via Shopify Markets binnen, maar staan in Exact met de verkeerde btw-code of valuta.
- Een verkochte cadeaukaart wordt als omzet geboekt, terwijl het pas omzet is als hij wordt ingewisseld.
- Shopify Payments, PayPal en Klarna betalen elk apart uit, en niemand ziet in één keer welke order nog openstaat.
02 · Standaard of maatwerk
Standaardkoppeling of maatwerk?
In de Shopify App Store en de Exact App Center vind je meerdere Exact Online-koppelingen van derden. Ze zetten orders door als verkoopboeking of verkoopfactuur en maken klanten aan als debiteur. Sommige nemen ook refunds en betalingen mee, vaak in een uitgebreider pakket. Check vooraf wat er in jouw pakket zit.
De standaard is genoeg als…
- Je verkoopt vooral in Nederland, in euro's, aan consumenten.
- Je hebt één Shopify-winkel en één administratie in Exact.
- Je boekhouder vindt het prima om uitbetalingen eens per week met de hand af te letteren.
Maatwerk loont als…
- Je verkoopt via Shopify Markets in meerdere landen of valuta, met OSS-btw.
- Je wilt elke uitbetaling van Shopify Payments of PayPal automatisch uitgesplitst en afgeletterd, inclusief kosten en chargebacks.
- Je verkoopt cadeaukaarten en wilt die via een tussenrekening boeken in plaats van als omzet.
- Je hebt ook zakelijke klanten die al als debiteur in Exact staan, met een eigen betaaltermijn.
03 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Order betaald in Shopify
Een betaalde order geeft Otto direct een seintje via een webhook van Shopify. Orders die nog niet betaald zijn, blijven buiten Exact.
- 02
Verkoopfactuur in Exact
Elke regel krijgt de juiste grootboekrekening en btw-code, op basis van land en Shopify Market. Verzendkosten, kortingscodes en cadeaukaarten krijgen hun eigen rekening.
- 03
Uitbetaling uit elkaar getrokken
Komt een uitbetaling van Shopify Payments binnen, dan splitst Otto die op in orders, transactiekosten, refunds en chargebacks. Wat op de bank staat, sluit aan op wat in Exact staat.
- 04
Uitzonderingen naar een mens
Een refund zonder bijbehorende order, een uitbetaling die niet sluit of een onbekend btw-land? Dan gaat er een melding met order en bedrag naar je boekhouder of de juiste collega.
04 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
40 orders per dag en 2 minuten per order om ze in Exact te zetten: 80 minuten per dag, bijna 27 uur per maand. Daar komt het uitsplitsen van uitbetalingen bij. Eén uitbetaling per werkdag en 15 minuten per stuk is nog eens 5 uur per maand.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
05 · Vragen
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon een app uit de Shopify App Store?
Als die past, raden we die aan. Hij is goedkoper en een ander onderhoudt hem. Kosten uitbetalingen, meerdere valuta of cadeaukaarten jou het meeste handwerk, kijk dan eerst of de app dat in jouw pakket afdekt. Doet hij dat niet, dan bouwen we alleen dat stuk.
Hoe boeken jullie cadeaukaarten en kortingscodes?
Zoals je boekhouder het wil. Meestal gaat een verkochte cadeaukaart naar een tussenrekening en wordt hij pas omzet bij inwisselen. Kortingen boeken we als aparte regel of verrekend in de prijs. Die keuze leggen we in de intake vast.
Wat als Shopify of Exact iets aan hun API verandert?
Dan passen wij het aan. Shopify brengt elk kwartaal een nieuwe API-versie uit en zet oude versies na verloop van tijd uit. Die updates en andere breuken door externe wijzigingen vallen onder de garantie en het onderhoud, zonder extra kosten.
Van wie is de koppeling?
Van jou. De code staat in jouw repository en draait in jouw accounts. Wil je later met een ander verder, dan neem je alles mee.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake