Facturatie automatiseren
Factureren gebeurt vaak pas als iemand er tijd voor heeft. Op vrijdag, of aan het eind van de maand. Dan wordt per pakbon nagelopen wat er echt geleverd is, worden deelleveringen uitgezocht en gaan de facturen in één keer de deur uit. Elke dag dat een factuur later vertrekt, komt het geld een dag later binnen.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Facturen worden pas gemaakt als iemand de verzonden orders in het magazijnsysteem naloopt.
- Bij een deellevering moet iemand uitzoeken wat al gefactureerd is en wat nog openstaat.
- Een factuur zonder het inkoopnummer van de klant komt terug, en de betaling schuift op.
- Betalingen met een rommelige omschrijving worden met de hand afgeletterd, en herinneringen gaan soms naar klanten die al betaald hebben.
02 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Levering is het startsein
Staat een zending in je magazijnsysteem op verzonden, dan maakt Otto de factuur in je boekhouding. Alleen voor wat er echt in de doos zat, met de afspraken van die klant: betaaltermijn, korting en btw-behandeling.
- 02
Verstuurd zoals de klant het wil
Naar het juiste factuuradres, met het inkoopnummer van de klant erop. Wat later uit backorder komt, wordt apart gefactureerd, zonder dubbele regels.
- 03
Afletteren en herinneren
Bankmutaties en Mollie-uitbetalingen worden gematcht op factuurnummer, bedrag en klant, ook als één overboeking drie facturen betaalt. Wat na de vervaldatum openstaat, krijgt een herinnering volgens jouw schema.
- 04
Afwijkingen naar een mens
Een betaling die niet klopt, een klant die een creditnota vraagt of een factuur die al twee herinneringen heeft gehad: die komen bij de administratie terecht, met de historie erbij. Een aanmaning of incasso zet iemand zelf in gang.
03 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
40 orders per dag die gefactureerd moeten worden, 3 minuten per factuur om de levering te checken en de factuur op te maken: 2 uur per dag, ruim 40 uur per maand. Daar komt het afletteren bij: 15 betalingen per dag van 2 minuten is nog eens zo'n 10 uur per maand.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
04 · Vragen
Veelgestelde vragen
Factureren we per levering of per order?
Dat stel je per klant in. Per zending, per order zodra alles geleverd is, of één verzamelfactuur per week of maand voor vaste klanten.
Hoe gaan jullie om met creditnota's?
Een creditnota wordt als concept klaargezet, bijvoorbeeld na een goedgekeurde retour of een prijsafspraak achteraf, en verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Iemand van de administratie keurt hem goed voordat hij de deur uit gaat.
Mag Otto ook aanmanen?
Otto verstuurt herinneringen volgens het schema dat jij kiest. De stap daarna, een aanmaning met incassokosten of overdracht aan een incassobureau, zet een mens in gang. Bij consumenten gelden daarvoor extra regels, zoals de veertiendagenbrief, en die wil je niet aan een automatisme overlaten.
Werkt dit met Exact Online, SnelStart of AFAS?
Ja. De factuur wordt gemaakt in het boekhoudpakket dat je al hebt, met de nummering en de lay-out die je nu gebruikt. We zetten er geen apart factuursysteem naast.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake