Backorders automatiseren
Een backorder is op zich geen probleem. Een klant die na drie weken zelf moet bellen om te vragen waar zijn spullen blijven, wel. In de meeste bedrijven weet niemand precies hoeveel backorders er openstaan, hoe lang al, en welke klant al iets gehoord heeft.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Er is geen actueel overzicht van open backorders, alleen een lijst die iemand af en toe uitdraait.
- Klanten horen pas iets als ze zelf mailen of bellen.
- Inkoop weet niet welke te late leverancierslevering welke klantorders ophoudt.
- Een grote klant met een maand vertraging komt pas bij verkoop terecht als hij al boos is.
02 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Elke ochtend de stand
Otto haalt elke ochtend alle open backorders op uit je WMS of ERP, met de verwachte leverdatum van de bijbehorende inkooporder. Per regel is duidelijk hoe lang hij openstaat en wanneer de voorraad binnenkomt.
- 02
Klant bijgepraat per fase
Schuift een backorder een fase op, bijvoorbeeld na 8 dagen, dan krijgt de klant een update met de nieuwe verwachting. Met zijn ordernummer, zijn artikel en de datum die er nu staat.
- 03
Inkoop en verkoop erbij
Na twee weken krijgt inkoop een taak om bij de leverancier na te vragen. Na dertig dagen, of eerder bij een hoge orderwaarde, belt verkoop de klant zelf. De drempels stel jij in.
- 04
Uitzonderingen naar een mens
Geen leverdatum bekend, een artikel dat uit het assortiment gaat, een klant die liever een alternatief wil: dat komt bij een collega terecht, met de order en de historie erbij. Otto belooft geen datum die niet in het systeem staat.
03 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
60 open backorderregels, 3 minuten per regel om de stand op te zoeken en de klant te mailen, twee keer per week: 6 uur per week, ruim 25 uur per maand. De telefoontjes van klanten die het zelf komen vragen, tellen daar nog niet bij.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
04 · Vragen
Veelgestelde vragen
Kan ik zien hoe dit werkt?
Ja. In de live demo Backorder-meldingen, op /demo/backorder-meldingen, speel je twee weken af en zie je per dag welke klant een update krijgt en wanneer inkoop of verkoop wordt ingeschakeld.
Waar komt de verwachte leverdatum vandaan?
Uit de inkooporder in je systeem, zoals Picqer of Exact. Staat daar geen datum, of een datum die al voorbij is, dan meldt Otto dat bij inkoop in plaats van de klant iets te beloven.
Kan een klant kiezen voor deellevering of annuleren?
Als je dat wilt, staat er in de update een link waarmee de klant kiest: wachten, het leverbare deel alvast laten sturen of de regel annuleren. Die keuze komt als taak bij je team binnen, met de order erbij.
Krijgen klanten niet te veel mail?
Een klant krijgt alleen bericht als er iets verandert: een nieuwe fase of een nieuwe leverdatum. Per klant kun je het uitzetten, bijvoorbeeld voor accounts waar de accountmanager liever zelf belt.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake