Handmatig werk automatiseren
Handmatig werk automatiseren begint met een eerlijke blik op wat je team de hele dag doet. Orders uit de mail overtypen in Exact. Een pakbon in Picqer zetten die al in WooCommerce stond. Een Excel-lijst bijhouden omdat twee systemen niet met elkaar praten. Niemand is daarvoor aangenomen, en toch gaat er elke dag uren in zitten. Deze gids helpt je het herkennen, uitrekenen en oplossen.
In je eigen systemen, geen migratieUitzonderingen naar een mens, met de context erbijDe code is van jou, geen vendor lock-in
01 · In het kort
Wat is handmatig werk automatiseren?
Handmatig werk automatiseren betekent dat terugkerende handelingen, zoals gegevens overtypen, informatie kopiëren tussen systemen, mail doorzetten en lijsten bijhouden, door software worden gedaan. Je systemen worden aan elkaar gekoppeld zodat gegevens één keer worden ingevoerd. Je team doet alleen nog wat een beslissing vraagt: uitzonderingen, afwijkende prijzen en klanten die iets bijzonders willen.
02 · Herkennen
Handmatig werk herkennen: waar je team in vastzit
Het meeste handwerk valt niet op. Het is gewoon hoe het altijd gaat.
Repetitief werk sluipt erin. Er komt een webshop bij, een tweede magazijn, een nieuw boekhoudpakket. Elk systeem doet zijn eigen ding goed, maar de stap ertussen doet iemand met de hand. Na een paar jaar bestaat een flink deel van de dag uit het overzetten van gegevens van het ene scherm naar het andere.
Je herkent het aan dit soort zinnen op de werkvloer:
- "Ik zet de orders van vanochtend even in Exact."
- "Staat dat al in Picqer, of moet ik het nog doen?"
- "Wacht, ik kijk het even na in de Excel."
- "Die mail moet nog naar inkoop, ik stuur hem door."
- "Als Linda op vakantie is, blijft dat liggen."
- "Het klopte niet, iemand had een cijfer verkeerd overgetypt."
Elk van die zinnen wijst op hetzelfde: twee systemen die niet met elkaar praten, en een mens die de gaten dicht. Dat is dubbele invoer. Het is niet moeilijk werk, maar het is wel werk dat foutgevoelig is, dat blijft liggen bij drukte en dat niemand leuk vindt.
03 · Wat het kost
Wat het kost om handwerk te laten zitten
Handwerk kost op drie manieren geld. De eerste is tijd: minuten per order, per mail, per controle, die optellen tot uren per dag. De tweede is fouten: een verkeerd artikelnummer, een vergeten korting, een levering naar het oude adres. Elke fout kost later weer tijd om recht te zetten, en soms een klant. De derde is groei die stokt: meer orders betekent meer overtypen, dus meer mensen, terwijl goede mensen lastig te vinden zijn.
Bij personeelstekort wordt dat laatste punt zichtbaar. Een vacature die maanden openstaat, betekent dat het overtypen bij de collega's terechtkomt die er al zijn. Juist die mensen wil je inzetten voor klanten en lastige vragen, niet voor kopiëren en plakken.
Rekenvoorbeeld: orders overtypen
40 orders per dag komen binnen via mail of webshop. Per order 4 minuten om hem in de boekhouding te zetten en 2 minuten om de pakbon in het magazijnsysteem aan te maken: 6 minuten per order, 4 uur per dag. Bij 21 werkdagen is dat 84 uur per maand, ruim een halve fte. Gaat 1 op de 50 orders mis door een tikfout en kost herstel 20 minuten, dan komt daar nog zo'n 6 uur per maand bij.
Dit is een rekenvoorbeeld met aannames, geen gemeten resultaat. Vul je eigen aantallen en minuten in: tel een week lang mee hoeveel orders, mails en controles er langskomen.
04 · Per type handwerk
Repetitieve taken automatiseren, per type handwerk
Bijna al het handwerk in handel en e-commerce valt in vijf soorten.
Overtypen
Een order uit een PDF of mail die iemand regel voor regel in Exact of Picqer zet. Otto leest het document, zoekt de klant en de artikelen op en boekt de order in. Twijfelt hij over een artikelcode of een prijs, dan gaat de order als concept naar een collega.
Kopiëren tussen systemen
Dezelfde gegevens staan in je webshop, je magazijnsysteem en je boekhouding, en iemand houdt ze gelijk. Met een koppeling gaat een order, een klant of een voorraadstand automatisch van het ene systeem naar het andere. Eén keer invoeren, overal goed.
Mail doorzetten
Een gedeelde inbox waar iemand elke ochtend mails sorteert en doorstuurt naar verkoop, inkoop of de administratie. Otto leest mee, herkent of het een order, een vraag over een levering of een factuur is, en zet hem met de juiste gegevens op de goede plek.
Lijstjes bijhouden
Een Excel met openstaande backorders, een lijst met artikelen die bijbesteld moeten worden, een overzicht van offertes die nog opgevolgd moeten worden. Die lijsten bestaan omdat geen systeem het overzicht geeft. Otto houdt ze bij uit de bron, of maakt ze overbodig.
Controleren en nalopen
Kloppen de prijzen op de inkoopfactuur? Is alles wat verzonden is ook gefactureerd? Staat de voorraad in de webshop gelijk met het magazijn? Otto vergelijkt dat elke dag en meldt alleen wat afwijkt, in plaats van dat iemand alles naloopt.
05 · Systemen koppelen
Dubbele invoer stoppen door systemen te koppelen
Het meeste overtypen verdwijnt zodra je systemen met elkaar praten. Een order uit WooCommerce komt dan vanzelf in Picqer. Een verzonden zending in Picqer wordt vanzelf een factuur in Exact Online. Een gewonnen deal in Pipedrive wordt een order, zonder dat iemand hem opnieuw aanmaakt.
Je hoeft daarvoor geen nieuw systeem te kiezen. We bouwen in de pakketten die je al gebruikt en die je team kent. We draaien deze systemen zelf dagelijks, dus we weten waar de randgevallen zitten: deelleveringen, btw-verlegging, klanten met eigen prijsafspraken, artikelen die in het ene systeem een andere code hebben dan in het andere.
Soms is een standaardkoppeling uit de app store van je pakket genoeg. Dan zeggen we dat. Maatwerk loont pas als de standaardkoppeling jouw afspraken niet aankan, of als er meer dan twee systemen in het spel zijn.
06 · Mensen aan zet
Mensen blijven aan zet voor de uitzonderingen
Handmatig werk automatiseren betekent niet dat niemand meer meekijkt. Het betekent dat je mensen niet meer het voorspelbare werk doen, zodat ze tijd hebben voor wat wel aandacht vraagt. De gewone order gaat vanzelf. De order met een rare prijs, een onbekend artikel of een klant die al drie keer gebeld heeft, gaat naar een collega.
- ✓
Uitzonderingen met context
Een afwijking komt bij de juiste persoon terecht, in Teams of Outlook, met de order, de klant en wat er niet klopt erbij. Geen zoekwerk.
- ✓
Gevoelige stappen keurt een mens goed
Een creditnota, een afwijkende prijs of een inkooporder boven een bedrag dat jij kiest: Otto zet het klaar, een mens drukt op akkoord.
- ✓
Altijd te zien wat er gebeurd is
Elke stap wordt gelogd. Als een klant vraagt waarom zijn order er nog niet is, zie je precies waar hij staat.
- ✓
Tijd voor het werk dat mensen vraagt
De uren die vrijkomen, kun je besteden aan klanten, inkoop en groei. Dat is werk waar je mensen beter in zijn dan software.
07 · Zo begin je
Handmatig werk automatiseren: zo begin je
Niet alles tegelijk. Eén proces, goed gedaan, en dan verder.
- 01
Tel een week mee
Laat je team een week bijhouden wat ze overtypen, doorsturen en nalopen, en hoe vaak. Een streepjeslijst is genoeg. Dan weet je waar de uren zitten in plaats van dat je het schat.
- 02
Kies het proces met de meeste herhaling
Begin waar veel van hetzelfde langskomt en de regels duidelijk zijn. Orders inboeken of facturen maken na levering zijn vaak goede kandidaten. Een proces dat drie keer per maand voorkomt, kan wachten.
- 03
Loop het proces samen door
In een gratis intake van een uur lopen we het proces met je door: welke systemen, welke stappen, welke uitzonderingen. Daarna krijg je een voorstel met een vaste prijs.
- 04
Bouwen, testen met echte data, live
We bouwen in je eigen systemen en testen met je echte orders voordat er iets live gaat. Eerst draait het mee, daarna neemt het over.
- 05
Meten en uitbreiden
Als het eerste proces loopt, zie je wat het scheelt. Dan kies je het volgende. Zo groeit het van één proces naar de hele operatie, in je eigen tempo.
Wanneer het niet loont
Komt een taak een paar keer per maand voor, of is elke keer anders, dan is automatiseren vaak duurder dan het handwerk. Hetzelfde geldt als het proces zelf nog niet vaststaat. Dan help je jezelf meer met een paar vaste afspraken op de werkvloer. Dat zeggen we in de intake ook gewoon.
08 · Vragen
Vragen over handmatig werk automatiseren
Wat kost het om handmatig werk te automatiseren?
Dat hangt af van het aantal systemen en hoeveel uitzonderingen er in het proces zitten. Na de intake krijg je een voorstel met een vaste prijs, zodat je het kunt afzetten tegen de uren die het nu kost. Op de kostenpagina lees je hoe we prijzen opbouwen.
Hoe lang duurt het voordat het eerste proces draait?
Eén proces tussen twee systemen die we kennen, staat meestal binnen een paar weken. Het hangt af van hoe snel we toegang krijgen tot je systemen en hoeveel randgevallen er zijn. We testen altijd eerst met je echte data.
Welke systemen kunnen jullie koppelen?
Onder andere WooCommerce, Shopify, Lightspeed, bol.com, Picqer, Exact Online, SnelStart, AFAS, Pipedrive, Mollie en Microsoft 365. Heeft je pakket een API, dan kunnen we er meestal mee werken. Staat het er niet tussen, vraag het gewoon in de intake.
Moeten we een nieuw systeem gaan gebruiken?
Nee. We bouwen in de pakketten die je al hebt. Je team blijft in Exact, Picqer of Outlook werken zoals nu, alleen zonder het overtypen.
Wat gebeurt er als er iets misgaat?
Fouten worden gelogd en je krijgt een melding in gewone taal, bijvoorbeeld in Teams: welke order, wat er misging en wat er nodig is. Wij monitoren mee en lossen het op. Er gaat geen order stilletjes verloren.
Is het veilig, en hoe zit het met de AVG?
Alles draait in je eigen accounts, met de rechten die je zelf geeft. We slaan niet meer gegevens op dan nodig en sluiten een verwerkersovereenkomst af. Gevoelige stappen keurt altijd een mens goed.
Kunnen we niet gewoon iemand extra aannemen?
Dat kan, en soms is het de beste keuze. Maar overtypen groeit mee met je volume: bij meer orders heb je weer iemand extra nodig. Automatiseren haalt dat verband eruit, en je nieuwe collega kan iets doen waar een mens voor nodig is.
Verder lezen
Verder lezen
Waar typt jouw team het meest over?
In een gratis intake van een uur lopen we samen door je proces. Je weet daarna waar het handwerk zit, wat het kost en wat je eraan kunt doen. Ook als het antwoord is dat het nog niet loont.
Plan een gratis intake