Proces

E-mail en inbox automatiseren

In de meeste gedeelde inboxen is het grootste deel van de mail voorspelbaar: waar is mijn bestelling, kan ik retourneren, stuur de factuur nog eens. Dat beantwoorden kost geen denkwerk, alleen tijd. Ondertussen blijft de mail liggen die wél aandacht nodig heeft.

Plan een gratis intake

Herken je dit?

De gedeelde inbox wordt elke ochtend handmatig doorgespit en verdeeld.
Dezelfde vragen worden tien keer per dag met de hand beantwoord.
Belangrijke mail raakt ondergesneeuwd tussen de routinevragen.
Voor elk antwoord moet iemand eerst in drie systemen opzoeken hoe het zit.

Wat Otto doet

Mail lezen en sorteren

Otto leest elke inkomende mail in Outlook of Gmail en bepaalt wat het is: ordervraag, retour, offerteaanvraag, klacht of iets anders.

Context erbij

Bij een ordervraag zoekt Otto de order en de track & trace op. Bij een factuurvraag de factuur. Het antwoord is gebaseerd op jouw data, niet op een gok.

Beantwoorden of klaarzetten

Is het antwoord zeker, dan gaat het eruit. Bij twijfel staat een concept klaar dat een collega met één klik verstuurt.

De rest naar de juiste persoon

Klachten, uitzonderingen en alles wat een mens nodig heeft, gaan gelabeld naar de juiste collega. Met een samenvatting erbij.

Rekenvoorbeeld

150 mails per dag, waarvan 60% routine, en 2 minuten per routinemail: 3 uur per dag aan antwoorden die niemand hoeft te bedenken. Dat is ruim 60 uur per maand.

Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.

Wat kost het?

vanaf € 2.500

Vaste projectprijs, bepaald na de intake.

De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.

Eén proces automatiseren →Hoe de kosten zijn opgebouwd →Bekijk voorbeelden uit de praktijk →

Veelgestelde vragen

Wat als Otto een verkeerd antwoord geeft?

Daarom beginnen we altijd met concepten die een mens goedkeurt. Pas als een type vraag een tijd foutloos gaat, zetten we het op automatisch. Per type, niet alles tegelijk.

Werkt dit met Outlook en Microsoft 365?

Ja, en met Google Workspace. We sluiten aan op de mailbox die je al hebt, inclusief gedeelde mailboxen.

Waar blijft de inhoud van de mail?

In jouw omgeving. De flow draait in jouw accounts, en welke AI-dienst er meeleest staat in de verwerkersovereenkomst.