Lightspeed eCom koppelen aan Exact Online
Lightspeed maakt zelf facturen aan, direct bij de bestelling of zodra de klant betaalt. Exact wil die omzet ook, met de juiste btw en grootboekrekening. Zolang die twee niet praten, heb je twee factuurnummers voor dezelfde verkoop, of iemand die PDF's overtypt. Exact Online draaien we zelf dagelijks. Lightspeed niet, dus we beginnen altijd bij hoe jij je shop hebt ingericht.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Lightspeed en Exact nummeren allebei facturen, en je boekhouder weet niet welke de echte is.
- Facturen worden als PDF uit Lightspeed gehaald en met de hand als verkoopboeking in Exact gezet.
- Je shop draait in meerdere talen en landen, maar in Exact staat alles op één btw-code.
- Een retour wordt in Lightspeed terugbetaald, maar de creditnota in Exact komt pas weken later, als iemand het merkt.
02 · Standaard of maatwerk
Standaardkoppeling of maatwerk?
In de Lightspeed eCom App Store staan meerdere Exact Online-apps van derden. Ze zetten betaalde orders of Lightspeed-facturen door als verkoopboeking, verkoopfactuur of order in Exact, en maken klanten en btw-codes automatisch aan. Er zijn varianten voor alleen de boekhouding en voor Exact Handel met artikelen.
De standaard is genoeg als…
- Je hebt één Lightspeed-shop en één administratie in Exact.
- Je laat Lightspeed de factuur maken en wilt die alleen als boeking terugzien.
- Retouren komen weinig voor en verwerk je prima met de hand.
Maatwerk loont als…
- Je draait meerdere shops of talen die in aparte administraties of op aparte omzetrekeningen moeten landen.
- Je wilt dat creditnota's in Exact automatisch aan de oorspronkelijke Lightspeed-factuur hangen.
- Je hebt ook een winkel met een kassa, en die dagomzet hoort in dezelfde administratie.
- Je werkt met Exact Handel en wilt dat artikelen, kostprijzen en voorraad kloppen, niet alleen de omzet.
03 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Factuur in Lightspeed
Zodra Lightspeed een factuur aanmaakt of een order op betaald zet, krijgt Otto een seintje via een webhook. Welke van de twee het startpunt is, spreken we vooraf af.
- 02
Boeking in de juiste administratie
De factuur komt in Exact met het Lightspeed-factuurnummer als referentie. Btw-code op basis van land, omzetrekening per shop of productgroep. Geen tweede nummer om uit te zoeken.
- 03
Creditnota volgt de retour
Een terugbetaling in Lightspeed wordt een creditnota op de oorspronkelijke factuur in Exact, met dezelfde btw als de verkoop.
- 04
Uitzonderingen naar een mens
Een factuur zonder btw-land, een klant die al anders in Exact staat of een bedrag dat niet sluit? Dan gaat er een melding met de factuur erbij naar je boekhouder of de juiste collega.
04 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
20 facturen per dag en 3 minuten per stuk om ze uit Lightspeed te halen en in Exact te zetten: een uur per dag, zo'n 20 uur per maand. Elke retour kost daarbovenop een creditnota met de hand, en een zoektocht naar de oorspronkelijke factuur.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
05 · Vragen
Veelgestelde vragen
Welke factuur is leidend, die van Lightspeed of die van Exact?
Meestal die van Lightspeed, omdat de klant die al heeft gekregen. Exact boekt hem dan met het Lightspeed-nummer als referentie. Wil je boekhouder liever dat Exact factureert, dan kan dat ook. Dat kiezen we in de intake, samen met je boekhouder.
We hebben ook een Lightspeed-kassa in de winkel. Kan die mee?
Vaak wel. De kassa is een apart systeem met een eigen aansluiting. We kijken in de intake welke versie je hebt en hoe je de dagomzet in Exact wilt zien, bijvoorbeeld als één boeking per dag per betaalwijze.
Wat als Lightspeed of Exact iets aan hun API verandert?
Dan passen wij de koppeling aan. Breuken door wijzigingen aan hun kant vallen onder de garantie en het onderhoud, zonder extra kosten.
Van wie is de koppeling?
Van jou. De code staat in jouw repository en draait in jouw accounts. Stap je ooit over van Lightspeed, dan blijft de Exact-kant van de koppeling gewoon van jou.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake