Outlook koppelen aan Exact Online
Bij veel groothandels komt een groot deel van de orders nog gewoon per mail binnen. Een PDF-inkooporder, een Excel-lijst, of 'zelfde als vorige keer, maar 40 stuks'. Iemand opent de mail, zoekt de klant op in Exact en typt de regels over. Tussen die orders door staan de mails met 'kunt u de factuur nog eens sturen'. Wij werken zelf dagelijks in Microsoft 365 en Exact Online, dus we kennen allebei de kanten.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Orders in de gedeelde mailbox worden regel voor regel overgetypt als verkooporder in Exact.
- Klanten bestellen met hun eigen artikelnummers, en iemand moet opzoeken welk artikel in Exact dat is.
- Offerteaanvragen blijven liggen omdat eerst prijzen en voorraad in Exact moeten worden nagekeken.
- Vragen als 'staat mijn factuur nog open?' kosten elke keer een rondje Exact en een mail terug.
02 · Standaard of maatwerk
Standaardkoppeling of maatwerk?
Voor inkoopfacturen heeft Exact Online al een route: een digitale mailbox waar je ze naartoe stuurt, en dan komen ze in Exact binnen. Daarnaast zijn er Outlook-add-ins van derde partijen die mails en contactpersonen aan een relatie in Exact hangen. Wat geen van beide doet: de ordermail van een klant vanzelf een verkooporder of offerte in Exact maken.
De standaard is genoeg als…
- Je wilt vooral inkoopfacturen automatisch in Exact krijgen.
- Je wilt mails bij de juiste relatie in Exact kunnen terugvinden.
- Er komen maar een paar orders per week per mail binnen.
Maatwerk loont als…
- Er komen elke dag orders binnen als PDF, Excel of losse mailtekst, en die moeten een verkooporder in Exact worden.
- Klanten gebruiken eigen artikelnummers of omschrijvingen die vertaald moeten worden naar jouw artikelen.
- Offerteaanvragen moeten een offerte in Exact worden, met klantspecifieke prijzen en actuele voorraad.
- Je gedeelde mailbox krijgt veel vragen over openstaande posten en kopiefacturen.
03 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Mail binnen in de gedeelde mailbox
Otto leest elke nieuwe mail in bijvoorbeeld orders@ of verkoop@, inclusief bijlagen. Hij herkent of het een order, een offerteaanvraag of een vraag over een factuur is.
- 02
Klant en artikelen gematcht in Exact
De afzender wordt gekoppeld aan een relatie in Exact op e-mailadres of domein. Artikelnummers van de klant worden vertaald naar jouw artikelcodes, met prijzen zoals ze in Exact staan.
- 03
Order, offerte of antwoord
Een order wordt een verkooporder in Exact, een aanvraag een offerte. Bij een factuurvraag zoekt Otto de openstaande posten of de factuur-PDF op en zet een antwoord klaar in Outlook.
- 04
Uitzonderingen naar een mens
Een onbekende afzender, een regel die niet te matchen is of een prijs die afwijkt van de afspraak? Dan blijft de mail in de mailbox staan met een label en een samenvatting voor de juiste collega. Er gaat niets half in Exact.
04 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
20 ordermails per dag en 6 minuten per order om de klant op te zoeken en de regels in Exact te zetten: 2 uur per dag, zo'n 40 uur per maand. Daar komen 10 factuurvragen per dag bij, à 3 minuten. Nog eens 10 uur.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
05 · Vragen
Veelgestelde vragen
Kan Otto ook PDF-inkooporders van klanten lezen?
Ja. PDF's, Excel-bestanden en gewone mailtekst. Elke klant heeft een eigen opmaak, en dat is juist waar het in de praktijk misgaat met vaste sjablonen. Is een scan onleesbaar of een regel onzeker, dan beslist een mens.
Komt een order direct in Exact, of eerst ter controle?
In het begin altijd eerst ter controle. Een collega ziet de order naast de originele mail en keurt met één klik goed. Pas als een klant een tijd foutloos gaat, zetten we die op automatisch.
Kan de koppeling in ieders mailbox meekijken?
Nee. In Microsoft 365 beperken we de toegang tot de gedeelde mailbox waar hij voor is. Persoonlijke inboxen blijven dicht.
Van wie is de koppeling?
Van jou. De code staat in jouw repository en draait in jouw Microsoft 365- en Exact-omgeving. Breekt er iets door een wijziging bij Microsoft of Exact, dan valt dat onder de garantie.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake