Retouren automatiseren
Een retour raakt meer systemen dan een order. De klant meldt hem via mail, formulier of bol.com, iemand maakt een label, het magazijn moet weten wat er komt, iemand keurt het product, de webshop betaalt terug en de boekhouding wil een creditnota. Blijft één van die stappen liggen, dan belt de klant na een week met de vraag waar zijn geld blijft.
vanaf € 2.500, vaste projectprijs1–3 weken tot liveDe code is van jou
01 · Herkenbaar
Herken je dit?
- Retouraanvragen komen binnen via mail, contactformulier en bol.com, en elk kanaal wordt anders afgehandeld.
- Het magazijn krijgt een pakket binnen zonder te weten van welke order of klant het is.
- Terugbetaling en creditnota worden los van elkaar gedaan, en lopen dus regelmatig uit de pas.
- Niemand ziet welke artikelen het vaakst terugkomen, en waarom.
02 · Zo werkt het
Wat Otto doet
- 01
Aanvraag en label
De klant meldt een retour via een formulier op je site, per mail of via bol.com. Zakelijke klanten met een retournummer kan het ook. Otto controleert order en retourtermijn, maakt een label via Sendcloud of MyParcel en stuurt het naar de klant.
- 02
Aangemeld bij het magazijn
Het magazijn ziet welke retouren onderweg zijn. Komt een pakket binnen, dan scant iemand het label en staan order, klant en reden meteen in beeld. De keuring is een paar klikken: goed, beschadigd of incompleet.
- 03
Terugbetalen en crediteren
Na goedkeuring gaat het geld terug via Mollie of de webshop, komt de voorraad terug in Picqer en staat de creditnota in Exact. Eén keuring, drie systemen bijgewerkt.
- 04
Twijfelgevallen naar een mens
Een beschadigd product, een retour buiten de termijn of een klant die opvallend vaak iets terugstuurt: dat gaat naar een collega die beslist. Otto betaalt nooit terug op een retour die niet is goedgekeurd.
03 · Wat het oplevert
Wat levert het op?
Rekenvoorbeeld
15 retouren per dag, en per retour 10 minuten verspreid over klantenservice, magazijn en administratie: label maken, order opzoeken, terugbetalen, creditnota boeken. Dat is 2,5 uur per dag, ruim 50 uur per maand. Het grootste deel daarvan is heen-en-weer tussen collega's.
Dit is een rekensom met aannames, geen klantresultaat. In de intake rekenen we het door met jouw eigen cijfers.
Wat kost het?
vanaf € 2.500
Vaste projectprijs, bepaald na de intake.
De meeste koppelingen en processen vallen onder één proces automatiseren. Vaste projectprijs na de intake. Breuken door externe wijzigingen vallen onder garantie en onderhoud.
04 · Vragen
Veelgestelde vragen
Hoe snel moeten we terugbetalen?
Bij consumenten betaal je binnen 14 dagen na de herroeping terug. Je mag wachten tot het product terug is of tot de klant laat zien dat hij het heeft verstuurd. Een flow die terugbetalen direct aan de keuring koppelt, helpt om daar niet overheen te gaan.
Werkt dit ook voor bol.com-retouren?
Ja. Retouren die via bol.com zijn aangemeld, komen in dezelfde lijst als die uit je eigen shop. Na de keuring wordt de afhandeling terug naar bol.com gemeld.
Wat als een klant wil ruilen in plaats van geld terug?
Dan maakt Otto na de keuring een nieuwe order aan voor het ruilartikel, in plaats van een terugbetaling. Of ruilen mag, bepaal je per product of per retourreden.
Zien we ook waarom producten terugkomen?
Ja. Elke retour heeft een reden en een keuring, dus je ziet per artikel hoe vaak het terugkomt en waarom. Een maat die structureel klein valt of een product dat vaak beschadigd aankomt, valt dan vanzelf op.
Verder lezen
Ook interessant
Het gaat gewoon ottomatisch.
Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf oplevert? In een uur lopen we samen door je proces, en weet je of en hoe het te automatiseren is.
Plan een gratis intake